• 第五十一章 如何管理好自己的文件夹?

    更新时间:2018-01-09 22:03:30本章字数:1546字

    “命好不如习惯好”,作为部门负责人,不可避免的有许多这样或者是那样的文件。时间久了,文件之多,可媲美图书馆。这时候,就会发现一个问题,有时候,怎么找都找不到想要的文件。那么遇到这种问题要怎么办?

    在前程无忧的时候,我就学会了一个很好的文件管理方法。用日期来命名文件夹,其方法类似于图书馆的编号,像图书一样建立目录,无论是自己还是他人,只要看了我的标准编号或目录,在我的电脑里可随意找到他想要的文件。那又怎么做到的哪?

    首先,将每天、每月的工作表格或者word文档归类;然后,将归类好的文件夹,以日期命名,放在一个办公文件夹里面。因为我那时候是业务员,只有自己的工作,不涉及到跨部门和管理,所以这样方法也是很好用的。找起来非常方便。

    现在我是一个部门的领导,要管理很多下属,并且他们的职位都是不同的;而且,还涉及跨部门沟通,牵涉的部门也会比较多,例如财务部、生产部、设计部、工程部等几个部门。如果任然将归类后的文件夹,以日期命名就太简单了;而且,如果下属需要什么资料或者我又要和其他部门沟通时,找起来就会显得麻烦。

    思考再三之后,于是,我把文件夹重新归类:第一、跨部门沟通文件夹,如财务部、设计部、人事部、生产部、工程部等;第二、部门管理文件夹,如上级领导文件夹、美工-1、美工-2、运营-1、运营-2、客服-1、客服-2、推广等;第三、我得文件夹,包括计划、重要工作相关文件、项目文件等。而在每个子文件夹里,又可以用日期来命名文件夹了。

    最后,为了方便查看,依据文件夹的使用频率和重要性,我将文件夹前加标点符号“【】”和数字或字母。其中,符号“【】”让重要的文件排名最靠前,排名其次的是数字。同类目下的文件夹,就可以用“1-2-3”加以分类。例如,我将与重要的、经常交流、频繁使用的文件夹放在一起,命名为【重要】,当然它的排名最靠前,最容易识别。这样就可以很容易区别于一些较大文件夹、非重要性关联部门、使用频率低的文件夹。同时,为了防止【重要】文件夹的资料丢失,还要不定期的保存到U盘备份。另外,一部分特殊的文件,如人事、财务资料要做好隐藏,不能随便给人查看

    (图1)与部门员工共享的文件夹

    对于同一类目下,较多的资料,如从离职人员的电脑收集整理来的资料,则以日期(如20160806)或月份命名(如2016.08),方便查找。

    最后,在单独将自己的文件资料,放在“日常管理”这一文件夹中,再依据工作内容、工作日期、文献种类,进行细致划分。

    同时,对于临时性文件,一时半会无法确定其价值,也不能确保是否是最终的稿件,就先不要归类保存,单独在电脑中建立一个临时性文件夹,命名为“123”的文件夹(表示未分类的意思),专门用来存放一些临时性的文件,定期清理和归类。

    文件夹的管理和命名技巧,是我和其他部门以及自己的下属之间的沟通桥梁,是提高工作效率和传承知识的有效方法,是让员工养成一个良好习惯的重要技能。如离职员工的电脑清理、新员工的工作内容安排、老员工的工作计划和学习资料等等。

    打个比方,如果某一个员工的文件夹是空的,表明这个员工工作积极性差,又或者是我关心的不够,又或者是工作安排的少,给与的工作指导不足,又或者是监督不力。

    做人做事都要有秩序,而管理者平时掌握这大量的信息,如何保障这些信息,在团队运营中有序运营,这是一门科学。假如说你的工作资料是一套系统的话,那么图书的编码就是整个系统的核心,而我就是那个管理员,编码是保障图书馆有序运营的最基本条件。

    图书馆中,对我们最重要的文件,一定是自己感兴趣的,有价值的资料,这部分是需要时刻备份,而且是已经归类好的文件,以免信息丢失。另外,要养成定期查看部门员工给与的文件夹,对于空文件夹的关联人员,要做好工作安排,及时监督,及时反馈信息。